Para que os envios e os recebimentos de emails ocorram corretamente (tanto pela houseTI, quanto por provedores externos), se faz necessário seguir alguns parâmetros para evitar a filtragem ou até mesmo o bloqueio. Abaixo, descrevemos alguns pontos fundamentais que devem ser seguidos:

Assunto

• Evite termos de apelo comercial excessivo como “Promoção”, “Imperdível”, “Grátis”, “Urgente”, “Desconto”, “OFF”, “%”.

• Não faça uso integral de letras maiúsculas em palavras: “PROPOSTA”, “URGENTE”.

• Limite quantidade de números, códigos ou valores: “Pedido 8234892”, “R$ 100,00”.

• Prefira assuntos claros, objetivos e que reflitam o conteúdo real do e-mail.

• Evite uso de pontuação em excesso (!!!, ???, etc.).

• Personalize o assunto quando possível.

Destinatários

• Evite excesso de destinatários em CC/CCO, pois pode caracterizar spam.

• Use listas de distribuição apenas quando realmente necessário.

• Mantenha listas atualizadas para evitar e-mails inválidos.

• Monitore NDR (Non-Delivery Reports) e corrija endereços inexistentes ou desatualizados.

• Respeite boas práticas de opt-in: apenas envie e-mails para quem aceitou receber.

• Evite incluir destinatários genéricos não utilizados (“contato@”, “info@”) se não houver certeza da utilização.

Links

• Evite encurtadores de links (bit.ly, tinyurl.com, etc.).

• Prefira links diretos para o domínio da sua empresa.

• Se possível, use HTTPS em todos os links para transmitir confiança.

• Evite excesso de links em um único e-mail (quanto menos, melhor).

• Evite links que redirecionem várias vezes antes de chegar ao destino final.

Anexos

• Utilize apenas anexos em formatos comuns: .pdf, .docx, .xlsx, .jpg, .png.

• Evite anexos executáveis ou suspeitos: .exe, .js, .bat, .scr, .cmd.

• Sempre que possível, compacte arquivos em .zip ou .rar.

• Prefira links para download seguro (ex.: área restrita do site, Google Drive) em vez de anexos muito grandes.

• Limite o tamanho total dos anexos (ex.: até 10MB).

Corpo do E-mail

• Evite excesso de imagens ou mensagens apenas com imagens (sempre inclua texto).

• Não use fontes ou cores extravagantes que possam ser associadas a spam.

• Inclua rodapé com informações claras da empresa (CNPJ, endereço, site oficial).

• Mantenha coerência entre assunto, corpo e anexos para não gerar desconfiança.

• Prefira texto simples + HTML (multipart/alternative) em vez de apenas HTML.

Autenticação e Reputação

• Garanta que seu domínio tenha configurado corretamente:

  • SPF

  • DKIM

  • DMARC